店舗・サービス業におけるFC店舗報告の集約業務を効率化するため、各店舗から送付される報告書を自動で集約・変換し、レポート用資料を生成するシステムを構築しました。

フォーマットの異なるExcel・PDFを自動処理することで、集約作業の大幅な効率化と、転記ミスの削減を実現しました。

背景

・ 全国のFC店舗から届く月次報告のフォーマットがExcel・PDFなどでバラバラだった
・ 本部スタッフが各店舗の報告内容を手作業で集約・転記していた
・ 店舗数の増加に伴い、集約作業の負荷が年々増大していた
・ 締め日前後は残業が常態化し、本部側の業務負荷が大きくなっていた
・ 手作業による転記ミスも発生し、データ不整合の原因となっていた

取り組み

・ 各店舗が月次報告書を送付するための専用メールアドレスを発行
・ 受信した添付ファイル（Excel・PDF等）をバックエンドで自動処理する仕組みを構築
・ 報告フォーマットの違いを吸収しながら、必要なデータを自動で書き起こし
・ 書き起こし結果を統一フォーマットにマッピングし、集約データとして整理
・ 最終的に、レポート用のExcel資料を自動生成する仕組みを実装
・ 店舗数が増えても本部側の運用負荷が増えにくい、スケーラブルな運用基盤を整備

運用体制

・ PM1名、エンジニア1名の体制で推進
・ 約4ヶ月で構築・導入を実施
・ 現状業務の整理、集約フロー設計、自動処理基盤の構築、運用定着までを一貫して支援
・ 本部業務の負荷軽減と継続運用のしやすさを重視して設計を行った

導入効果

・月次集約作業を約40時間から約5時間へ削減
・転記ミスをほぼゼロに
・レポート作成を締め日から3営業日後から翌営業日へ短縮
・店舗数が増えても本部の作業負荷が変わらないスケーラブルな運用を実現

プロジェクト概要